Büro und Technik

Büro und Technik

Nach Anmietung der Räumlichkeiten stellt sich die Frage nach deren technischer Ausstattung. Welche Anforderungen werden heute an die technische Ausstattung eines modernen Büros gestellt? Was muss im Büro vorhanden sein und worauf kann man noch verzichten (sparen)? Wir werden darüber sprechen. Hier ist nur eine kurze Liste dessen, was für die Ausstattung der Büroräume benötigt wird:

ü Tische nach Mitarbeiterzahl. Es ist wünschenswert, dass der Buchhalter den größten Tisch zuweist. Es ist gut, einen Tisch für Kunden zu haben, besonders wenn es viele sind;
l Stühle für Mitarbeiter und Besucher;
ü Computer (mindestens ein Stück);
e Drucker. Bei Verwendung der Netzwerkoption ist eine pro Büro möglich;
ü Fax;
l Kopierer. Er kann bis zu einem gewissen Grad durch ein Fax oder einen Drucker mit Kopieraufsatz oder einen Scanner mit entsprechendem Programm ersetzt werden;
ü Anstelle von Fax, Drucker, Kopierer und Scanner können Sie das Multifunktionszentrum nutzen (mehr Details später im Text);
l Kasse (nach Bedarf);
l Desktop-Buchhaltungsrechner;
Wanduhr (erforderlich!);
l Schreibwaren: Kugelschreiber, Bleistifte, Radiergummis, Lineale, Schreibwarenkleber, Textkorrektor, Textmarker (Marker), Büroklammern, Hefter, Heftklammern zum Hefter;
Büropapier (A4-Format), Faxpapier, Hefte für Notizen.
Dies ist eine Liste dessen, was wirklich kurz sein muss, da alle oben genannten Dinge wirklich im Büro vorhanden sein sollten. Darüber hinaus kann die Liste unbegrenzt erweitert werden.
Bereits bei der Erstellung des Businessplans ist es notwendig, über die Ausstattung des Büros und die Höhe der Kosten dafür nachzudenken. Darin müssen Sie die Höhe der Investitionen in die Büroausstattung vorsehen. Geh weg von ihr. Planen und kaufen Sie nur das, was Sie brauchen. Gerne gebraucht kaufen. Dies gilt vor allem für Büroausstattung und Möbel. Entscheiden Sie, wofür Sie Computer benötigen und wie viel. Versuchen Sie nicht, das Beste zu kaufen. Nimm das passendste. Computer veralten so schnell, dass man für relativ wenig Geld ein sehr gutes Auto kaufen kann. Und das neueste coole Auto in sechs Monaten wird das gewöhnlichste. Wenn man bedenkt, dass auf dem Hauptteil von Computern nur Briefe und Bestellungen gedruckt werden und das Programm der 1C-Serie (das gebräuchlichste Buchhaltungs- und Lagerbuchhaltungsprogramm) installiert ist, müssen Sie das einfachste kaufen. Nehmen Sie auf keinen Fall Computer mit Multimedia mit. Der Ton wird Sie nur von Ihrer Arbeit ablenken (es ist erwiesen, dass Sie in Stille viel effizienter arbeiten). Außerdem besteht die Versuchung, ein Spielzeug zu platzieren, und das war's, es bleibt keine Zeit, Geschäfte zu machen. Spielen Sie zu Hause genug, wenn das Geld erscheint. Und es ist unmöglich, das Personal im Allgemeinen zu kontrollieren, also verführen Sie es nicht!
Jetzt finden die sogenannten Multifunktionsgeräte immer mehr Verbreitung. Dies ist ein Gerät, das die Funktionen eines Faxes, Druckers, Scanners, Kopierers in verschiedenen Kombinationen vereint. Gebrauchte Exemplare sind selten. Als einziges Manko ist zu werten, dass günstige Modelle mit einem Tintenstrahldrucker ausgestattet sind. Tatsächlich ist dies ein Tintenstrahldrucker. Bei einer großen Anzahl gedruckter (kopierter, empfangener) Dokumente sind die Kosten für Tintenpatronen hoch. Bei einem großen Dokumentenfluss wird der Laserdruck rentabler. Beim Laserdruck sind sie schon deutlich teurer. All dies müssen Sie selbst vergleichen und berechnen. Was ist besser, bequemer, profitabler. Und natürlich kann niemand außer Ihnen entscheiden, was das Beste für Ihr Unternehmen ist: einzelne Geräte oder eine Multifunktionszentrale. Sie können gebrauchte Möbel abholen, Sie müssen es nur tun. Kaufen Sie im Büro nur das Nötigste und in der benötigten Menge ein.
Büroausstattung im weiteren Sinne kann alle Geräte, Geräte, technische Werkzeuge und Geräte, Maschinen, Möbel usw. umfassen, angefangen von Bleistiften und Spitzern dafür bis hin zu Computern und Systemen. Im engeren Sinne werden unter Bürogeräten oft nur technische Mittel verstanden, die im Rahmen der Büroarbeit zum Erstellen von Informationen auf Papierunterlagen, zum Kopieren, Vervielfältigen, Verarbeiten, Speichern, Transportieren sowie zur Verwaltungs- und Führungskommunikation eingesetzt werden. Büroorganisationsausrüstung (Büroausrüstung) - technische Mittel zur Mechanisierung und Automatisierung von Verwaltungs- und Ingenieurarbeiten. Organisationstechnik ist die materielle Basis fortschrittlicher Managementsysteme. Eine schwache Nutzung der Büroausstattung im Management führt zu einer Verringerung der Arbeitsproduktivität und Arbeitseffizienz des Führungspersonals, zu inakzeptablen Verzögerungen bei der Lösung betrieblicher Probleme und häufig zu Fehlentscheidungen aufgrund des Mangels an erforderlichen Informationen und zu anderen negativen Folgen. Wo fängt jedes Unternehmen, ob groß oder klein, an? Was ist der Beginn der Organisation und der Aktivitäten eines Unternehmens, sowohl in der Industrie als auch im Handel? Aus Geschäftspapieren! Viele verschiedene Verträge, juristische Dokumente, Büroanweisungen, Abrechnungsformulare, Broschüren und Plakate, Leistungsbeschreibungen und technische Dokumentationen, ganz zu schweigen von Visitenkarten, Etiketten usw. usw. Ein Meer von Papieren für verschiedene Zwecke. Es sind die Papiere. Obwohl die Idee der papierlosen Büroarbeit bereits vor 20 Jahren geboren wurde und die Köpfe vieler Informatiker eroberte, ist die Geschäftswelt immer noch von Papierinformationen gesättigt. Eine Umfrage unter vielen US-Firmen im Jahr 1994 ergab, dass in 40 % von ihnen 95 % aller Geschäftsinformationen in Papierform gespeichert sind, in 55 % 50 – 95 % Papierinformationen und nur 5 % aller befragten Unternehmen übersetzen konnten mehr als 50 % der Informationen in elektronischer Form. Insgesamt speichern diese Firmen 92 % der Informationen auf Papier, 5 % auf Mikrofilm, 2 % auf Band und 1 % auf Festplatte. Gleichzeitig verlieren Mitarbeiter von Wirtschaftsunternehmen laut Experten bis zu 15 % der Unterlagen und verbringen bis zu 30 % ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach dem richtigen Dokument. Im Zusammenhang mit dem Vorstehenden ist die Schlussfolgerung berechtigt: Die Relevanz traditioneller, auf „Papierinformatik“ ausgerichteter Technologien ist nach wie vor sehr hoch. Die Büroausstattung für das Büro eines angesehenen Unternehmens kann beispielsweise folgende Geräte und Ausrüstungen umfassen: Personalcomputer, Organisationsmaschine, Telefon- und Sprechfunkgeräte, Mini-PBX, Telefonzentrale des Direktors, Sprechanlage mit Lautsprechfunktion, Paging-System, Fernschreiber, Faxgerät, Kopierer, Isograph, Diktiergerät, Projektionsgerät, Adressiergerät, Beschriftungsgerät, Laminiergerät, Stempel, Aktenvernichter, Briefumschlagvernichter, Dokumentenhefter, Ablagegerät, Regale und Aktenschränke, Tresor, Trolley usw.
Bürotechnikkonzepte

Derzeit werden Informationen als eine Ressource betrachtet, die wie traditionelle Ressourcen: Arbeit, Energie, Mineralien, abgebaut, verarbeitet, genutzt und verteilt werden können.

Informationsressourcen können als Informationen definiert werden, die im Prozess der praktischen Aktivitäten von Personen gewonnen werden, die in der sozialen Produktion und Verwaltung eingesetzt werden. Der Prozess der Vervielfältigung von Informationsressourcen besteht aus den Begriffen Produktion, Verteilung, Speicherung und Nutzung. Die operative Nutzung der notwendigen Informationsressourcen im Managementsystem trägt zur Steigerung des Produktionsvolumens und zur Verbesserung seiner Effizienz bei.
Die Erfahrung zeigt, dass neue Computer-(Informations-)Technologien häufig zu einer Transformation der Bürotätigkeiten auf eine neue technologische und konzeptionelle Grundlage führen, aber nur auf der Grundlage einer rationellen Organisation aller Bürotätigkeiten zur Verarbeitung von Dokumenteninformationen auf allen Seiten erfolgreich umgesetzt und funktionieren können media in Kombination mit allen komfortablen Office-Technologien.
Ein modernes Büro ist ein komplexes integriertes System, das mehrere Komponenten synthetisiert:
Arbeitsräume
Büroausstattung;
Dokumentation und Informationsunterstützung;
Personal von Mitarbeitern.
ü In einem traditionellen Büro besteht immer die Tendenz, den Arbeitsplatz zu verkleinern
ü Begrenzter Platz verteilt verwandte Abteilungen oft über Stockwerke und Gebäude in einer traditionellen Büroumgebung
ü Personen, die im selben Raum sitzen, stehen oft in übermäßigem Kontakt, der für die Arbeit nicht immer notwendig ist, was die Produktivität beeinträchtigt
ü Manchmal, wenn ein funktionierender Kontakt benötigt wird, steht eine Trennwand im Weg, die die Kommunikation beeinträchtigt
ü Separate Büros in einem traditionellen Büro wurden basierend auf der Position der Wände eingerichtet, und oft entsprach der Rang der Position nicht der Größe des Büros. Politische Faktoren kamen ins Spiel, die der Unternehmensmoral nicht zugute kamen
ü Das traditionelle Büro spiegelt die Organisationsstruktur des Unternehmens wider, das in der Hierarchiepyramide hauptsächlich von Kontakten entlang der Vertikalen und einem Ausbau der Kontakte horizontal auf der Ebene der Abteilungsleiter ausgeht. Büroplaner neigen in dieser Hinsicht dazu, Manager in einem Block zu vereinen und sie oft von untergeordneten Mitarbeitern zu trennen. Echte effektive Arbeit passt jedoch nicht immer in die Unternehmenshierarchie. Mitarbeiter verschiedener Abteilungen müssen horizontal kommunizieren, um Kunden zu bedienen. Das traditionelle Büro blockiert diese Realität, indem es unangemessene Bürokratie fördert.
b Traditionelle Büros fördern keine schnellen Veränderungen in der Organisation. Die Dynamik des heutigen Geschäfts ist ziemlich hoch, organisatorische Veränderungen finden ständig statt. Diese Veränderungen äußern sich in Entlassungen und Neueinstellungen. Infolgedessen ist die Besetzung von Büroräumen chaotisch, wenn eine Person aufgrund von Platzmangel in diesem Sektor auf einen leeren Platz in einem anderen Sektor gesetzt wird.
ü Der Bedarf an zusätzlichem Papierspeicherplatz in einem traditionellen Büro. Jede Abteilung hat ihre eigene Informationsbasis, weil. befindet sich in einem separaten Raum.
b All dies führte zum gleichen Ergebnis: überfüllte Büroräume mit schlechter Beleuchtung, hohem Lärmpegel und einem Anspruch auf Privatsphäre, der selbst unter diesen Bedingungen nur schwer aufrechtzuerhalten ist.
b Als Grundlage für das Open-Office-Prinzip wurden folgende Ausgangsregeln verwendet.
1. Die Planung eines Großraumbüros ist keine ästhetische Übung. Dieser Ansatz ist ein Mittel, um die praktischen Ziele der Verbesserung der Arbeitseffizienz zu erreichen.
. Das Großraumbüro ist das Zentrum der Kommunikation und Informationsverarbeitung. Arbeitsbeziehungen sind nicht im Sinne von Verwaltungsstruktur, Rang oder Status zu verstehen, sondern nur im Hinblick auf die Kommunikationstechnologie und den Ablauf von Arbeitsprozessen.
. Reale Modelle von Arbeitsbeziehungen sollten die Grundlage der direkten Raumplanung bilden. Diejenigen, die häufigeren Kontakt benötigen, sollten in der Nähe eines Freundes platziert werden. Arbeitsgruppen und Teams sollten visuell unterschieden werden.
. Die Berücksichtigung von Kommunikationsmodellen für die Büroplanung erfordert die Einbeziehung von Mitarbeitern, um Büroanforderungen zu sammeln und Kommunikationsinformationen zu analysieren.
. Die Ergebnisse der Kommunikationsanalyse sollten in grafischer Form dargestellt und anschließend mit den verfügbaren Flächen überlagert werden. Dies ist eigentlich das ursprüngliche Layout des Büros.
. Ein Großraumbüro ist am effizientesten, wenn es darum geht, mindestens 100 Personen Platz zu bieten.
. Arbeitsplätze sollten mit Möbeln ausgestattet sein, die nur für die eigentliche Arbeit benötigt werden. Trennzeichen sollten überhaupt nicht verwendet werden. Manager haben Anspruch auf größere Flächen mit teureren Möbeln, aber nicht mehr. Ihre Jobs sollten Teil des gesamten offenen Büros sein.
. Es sollte ein System zur Zentralisierung der Aufbewahrung von Papieren geschaffen werden, damit am Arbeitsplatz ein Minimum an Dokumenten vorhanden ist.
. Geräte, die eine Lärmquelle darstellen, sollten in spezielle, vom Hauptraum isolierte Bereiche verlegt werden.
. Arbeitsplätze sollten so angeordnet sein, dass ein direkter Augenkontakt von Angesicht zu Angesicht vermieden wird. Es empfiehlt sich, Grünflächen zu nutzen.
. Achten Sie darauf, weiche Teppiche zu verwenden, um Geräusche zu dämpfen.
. Die akustischen Bedingungen müssen auf einem Niveau gehalten werden, das den Pegel störender Geräusche in einem Abstand von 5,5 m von der Quelle nicht überschreitet.
. Bei der Planung sollten direkte geometrische Ansätze vermieden und runde Formen bevorzugt werden.
. Ruhebereiche sollten ausnahmslos allen Teammitgliedern zur Nutzung zugewiesen werden.

.1 Büro als Informationssystem

Aus der Sicht dieses „technokratischen“ Ansatzes wird das Büro nur als Produktionssystem betrachtet, dessen Hauptprodukt Informationen in verschiedenen Formen sind, und der gesamte Informationsprozess im Verwaltungsapparat besteht aus vier Hauptaktivitäten: Informationen erzeugen, speichern es, Verbreitung und Wahrnehmung. Somit ist eine Institution eine Menge von elementaren Informationsprozessen. Die Hauptindikatoren, die die Formen und Methoden der Organisation der Arbeit im Büro beeinflussen, sind die Geschwindigkeit und Erstellung von Dokumenten, perfekte Systeme zum Speichern und Suchen von Dokumenteninformationen, Vorbereitung von Dokumenten für die Verteilung und deren Verteilung selbst.

Die Hauptziele der dokumentarischen Unterstützung institutioneller Aktivitäten aus Sicht des Informationsansatzes sind:
ь Schaffung einer allgemeinen Atmosphäre des Verständnisses für die Bedeutung geschäftlicher Probleme;
l Durchdachte Organisation der dokumentarischen Unterstützung von Entscheidungsprozessen;
l Rationalisierung und Integration von Informations- und Dokumentationsprozessen;
ü Eliminierung der Duplizierung von Dokumentationsinformationen;
l Verbesserung der Organisationsstruktur;
ü Verbesserung der Arbeitseffizienz im Allgemeinen.

.2 Büro als Kommunikationssystem

Das Büro als Ganzes kann als eine Hierarchie zusammenhängender Kommunikationsprozesse betrachtet werden, in denen natürlich der Mensch das Hauptelement ist, zumal Statistiken zeigen, dass Mitarbeiter 50 bis 90 % ihrer Arbeitszeit mit Meetings, Besprechungen, Verhandlungen, dem Lesen von Korrespondenz verbringen ., die. zu Kommunikationsvorgängen.

Bei der Analyse der Arbeit eines Büros muss weniger die Qualität des dokumentarischen Unterstützungssystems als vielmehr das System der gegenseitigen Beziehungen berücksichtigt werden, das im Kommunikationsprozess in der Organisation entsteht und häufig zur Grundlage für die Genehmigung oder wird Ablehnung jeglicher Entscheidungen von Managern.
Aus Sicht des Kommunikationsmodells besteht das Hauptziel des Büros darin, die Prozesse zu kontrollieren, die die Existenz und Funktion von Organisationen als System sicherstellen, und die Wirksamkeit der Kommunikation bestimmt die Lebensfähigkeit der Organisation als Ganzes.
Die Kommunikation im Büro kann jedoch informell, informell und auf persönlichen Beziehungen beruhend sein; horizontal und vertikal, unabhängig von der hierarchischen Organisationsstruktur des Verwaltungsapparates. Die Kommunikation kann auch formell sein, d.h. zwischen Personen in bestimmten Ämtern auftreten: in Form von Anordnungen, Weisungen und Berichten. Neben der internen Kommunikation ist auch die externe Kommunikation von großer Bedeutung für die Aktivitäten der Organisation. Die charakteristischste externe Kommunikation ist die Interaktion mit Kunden, Banken, Steuerbehörden, Werbung usw. in formeller Form.

.3 Büro als soziotechnisches System

Die Erstellung des Dokuments selbst ist ohne den Einsatz technischer Mittel nicht möglich. An diesem Prozess sind mindestens drei Büroprodukte beteiligt: ein Schreibmedium (Tinte, Farbe etc.), ein Schreibmedium (Papier) und ein Schreibmedium (Stift, Drucker). Daher ist Organisationstechnik seit jeher ein unverzichtbarer und unverzichtbarer Bestandteil der Büroarbeit.

Die Einführung verschiedener Mittel der Organisationstechnologie, einschließlich der Informationstechnologie, in die Praxis der Bürotätigkeit zielt in erster Linie darauf ab, die Arbeitskosten für die Informationsverarbeitung zu senken und komfortable Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter zu schaffen. Die Büroausstattung soll es möglichst einfach machen, mechanisieren oder automatisieren (je nach Art der technischen Ausstattung) fast alle Vorgänge des technologischen Prozesses der Dokumentenbearbeitung im Büro.
Die Mittel der Organisationstechnologie umfassen eine ziemlich große Liste technischer Mittel, Geräte, die von Radiergummis und Bleistiften bis hin zu komplexen Computersystemen und Mitteln zur Informationsübertragung reichen.
Bürogeräte, die an einem bestimmten Arbeitsplatz verwendet werden, werden allgemein als kleine Bürogeräte bezeichnet. Bei einer solchen Klassifizierung gehören dazu Personal Computer, Scanner, Drucker, Kopierer für den individuellen Gebrauch, Telefon, Telefax usw.
Die Nutzung von Bürogeräten im Büro ist mit bestimmten Vorgängen zur Verarbeitung von Informationen oder anderen Büroarbeiten verbunden. Am bequemsten ist daher die funktionale Klassifizierung, mit der Sie die technologischen Verfahren zur Verarbeitung von Dokumenten mit den Eigenschaften und Fähigkeiten von Bürogeräten verbinden können.
. Informationsträger:
ü Informationsträger auf Papierbasis (nicht lichtempfindlich);
l Medien für reprografische Verfahren (Thermopapier, Diazopapier, Film, Pauspapier);
l Mikroträger von Bild- und Toninformationen (Filme und fotografische Filme, Mikrofiche, Magnetbänder, CDs);
. Mittel zur Zusammenstellung und Erstellung von Dokumenten:
b manuelle Schreibgeräte;
l Schreibmaschinen;
l Diktiergerät;
l Computerdrucker.
. Mittel der Reprografie und des Betriebsdrucks:
l Mittel zum Fotokopieren;
Dissoziation ;
l Mittel zum elektrofotografischen Kopieren;
l Mittel zum elektrofotografischen Kopieren;
b Maschinen zum Kopieren mit Elektronenfunken;
l Mittel der Mikrographie;
. Werkzeuge zur Dokumentenverarbeitung:
b Papierschneidemaschinen;
l Maschinen zum Aufbringen von Schutzbeschichtungen auf Dokumenten;
ь adressierte, gestempelte und frankierte Maschinen;
ü Maschinen zur Aktenvernichtung (Shredder);
l aggregierte Zeilen für die Bearbeitung der Korrespondenz.
. Telekommunikationseinrichtungen:
l Mittel und Systeme der stationären Mobiltelefonkommunikation;
l Mittel und Systeme der telegrafischen Kommunikation;
l Mittel und System der maximalen Informationsübertragung.
. Sonstige Büroausstattung:
l Scanner, Computerprojektoren, Demonstrationsbildschirme;
l Computerzubehör.


.