Rejalashtirishning yana bir usuli bu - xarajatlarning qoplanishini tahlil qilish. Xarajatlar qoplanishi to’g’risidagi analitik ma‘lumotlar yordamida xarajatlar daromad va ishlab chiqarish quvvatini yanada aniqroq hisoblab chiqish va muvofiqlashtirish mumkin. Oddiy loyihalarda xarajatlar qoplanish tahlili usulidan tovar birligi miqdorini bashorat qilishda foydalaniladi. Bundan maqsad - daromadni xarajatlar bilan solishtirish.
Rejalashtirish jarayonida u yoki bu usulning qo’llanilishi obyektiv ma‘lumotlar to’planishi va tahlil qilinilishiga bog’liq. Agar boshqaruv kanaliga axborotlarning yetarli hajmi va kerakli vaqtda kelib tushishi ko‘zlanayotgan bo’lsa, bu mehmonxonaning eng qimmatbaho aktivi hisoblanadi. Rejalashtirishning barcha usullari bitta maqsadga ega, u ham bo’lsa menejerga mehmonxona kelajagini aniq aytib berishga yordam berish.
Ma‘lumki, boshqaruvchilar doimo tasodifiy holatlar va voqealarning kutilmagan tarzda rivojlanishiga duch keladi. Shuning uchun ham, mehmonxonalarda uzoq muddatli va muqobil echim elementlarini aniqlovchi reja ishlab chiqiladi. Mehmonxonada rejalashtirishning zarurligining asosiy sabablaridan biri bu - noaniqlikdir, chunki rejalashtirish tashqi muhit o’zgarishiga samarali ta‘sir ko’rsatishga yordam beradi.
2.Boshqarishning tashkil etish funksiyasi, boshqarishning motiivatsiya funksiyasi Mehmonxonada tuzilgan har qanday rejaning tashkil etish - shakllantirish bosqichi bo’ladi. Bu bosqichda rejalashtirilgan maqsadlarga erishishga real sharoit yaratiladi. Masala firmaning muammolarini yechish uchun kerakli barcha vositalar bilan ta‘minlovchi tarkibini yaratish to’g’risida bormoqda. Tashkil etish funksiyasi har qanday mehmonxonada boshqaruvning texnik, iqtisodiy, ijtimoiy-psixologik va huquqiy tomonlarini tartibga solishini ta‘minlaydi. Bu menejer va boshqa ijro etuvchilarning faoliyatini tartibga solishga qaratilgan.
Ma‘lumki, barcha ishni odamlar amalga oshiradi, demak bu funksiya orqali umumiy bajarilishi kerak bo’lgan vazifalardan aniq bir vazifani kim bajarishini va buning uchun qanday vositalar zarurligi aniqlanadi. Shakllantirish funksiyasi orqali maqsadga muvofiq ravishda munosabatlar va korxonaning boshqaruvi ro’y berishi kerak. Shakllantirish bu mehmonxona maqsadiga erishish vositasi. Iqtisodiy nuqtai-nazaridan samaradorlikga olib keladi. Xodimni boshqarish nuqtai-nazaridan esa ishga ma‘no beradi va ishni ijro etuvchilariga taqsimlab beradi.
Turoperatorlar ishini tashkil etish misolida boshqaruvni tashkil etish funksiyasini yanada yaqqolroq tasavvur qilish mumkin. Ma‘lumki, turoperator ishlab chiqarish, savdo va axborot bilan bog’liq vazifalar va yangi hududni o’zlashtirish, o’rganish vazifalarini bajaradi. Bu vazifalarning har biri bo’yicha javobgar shaxslarni tayinlaydi va vazifalarni taqsimlaydi. Ya‘ni, firmaning barcha bo’limlari o’rtasidagi doimiy va vaqtinchalik o’zaro munosabatlarini va firma faoliyati shart sharoitlarini belgilaydi. Bu odamlar va vositalarni firma maqsadlariga erishish yo’lida birlashtirish jarayonidir.
Turli xil rejalarga ega bo’lgan, lekin ularni hayotga tadbiq qilish strukturasiga ega bo’lmagan turistlik firmaning ishi yurishmaydi. Rejalashtirish firma maqsadlarini amalga oshirish uchun sahna tayyorlaydi (strukturani shakllantiradi, sahnada «o’ynaydigan» apparatni yaratadi). Boshqaruvning tashkil etish funksiyasi esa asosiy komponenti odamlar bo’lgan ishchi tizimni yaratadi.
Firma rejalarini bajarishi va maqsadlariga erishishi uchun qator elementlarni shakllantirishi lozim. Turi va faoliyat masshtabidan qat‘iy nazar, har qanday firma qaysidir darajada tashkil etilgan bo’lishi lozim. Tashkil etish funksiyasini bajarish davomida qo’llash kerak bo’lgan bir qator tamoyillar mavjud:
-rejaga kiritilgan firma maqsadlarini aniqlab olish;
-bu maqsadlarga erishish uchun zaruriy faoliyat turlarini aniqlab olish;
-individlar (mehnat bo’limlari) ga turli xil vazifalarni topshirish va ularni
boshqaruvchi ishchi guruhini birlashtirish;
-har bir guruhga topshirilgan turli faoliyat ko’rinishlarini ishchilarning o’zaro
aloqasini qrnatish. Bunda kim rahbarlikni olib borayotganligini to’g’ri aniqlash (bitta bo’ysunuvchiga ikkita rahbar bo’lishi mumkin emas) ya‘ni guruhning har bir a‘zosi nima qilishi kerakligi, qancha muddatda va unga kim rahbarlik qilayotganligini bilishi shart;
-maqsadlar birligi – mehmonxonaning har bir a‘zosi umumiy maqsad uchun ishlaydi, ya‘ni hech kim mehmonxona maqsadlariga qarshi ish qilmasligi lozim.
Bitta menejer rahbarlik qilishi kerak bo’lgan xodimlarning ideal miqdorini aniqlash oson emas. Real hayotda bu miqdor mehmonxonadan-mehmonxonaga, boshqaruvning bir bug’unidan boshqasiga o’tgan sari keskin farq qiladi. Boshqaruvning yuqori
bo’g’inidagilarning qo’l ostida ko’pi bilan 10 ta xodim bo’lsa, qo’yi bo’g’in rahbarlarining qo’l ostida bir muncha ko’proq xodim bo’lishi mumkin.
Shundan kelib chiqib, boshqaruvchilik me‘yorini aniqlovchi ikkita muhim omilini ajratib ko’rsatish mumkin. Bular – vaqt va davriylik, ya‘ni menejer qo’l ostidagilarning har biri bilan muloqat qilishga qancha vaqt ajratish kerakligi va buni qanchalik tez-tez amalga oshirishi. Tabiiyki bu ko’p jihatdan menejerning xodim bilan muloqat qilish mahoratiga, hal qilinayotgan masalaning murakkabligiga, ish jarayoniga qanchalik qiziqishiga bog’liq. Shunday qilib tashkil etish bu – korxona tarkibining yaratiladigan va saqlanadigan jarayoni hisoblanadi.
Motivatsiya - mehmonxona a‘zolarining rejani bajarishi va ular bajarayotgan ish topshirilgan majburiyatlarga mos kelishi demak.
Rag‘batlantirish - inson ehtiyojlarini yaxshi ish orqali qondirishdan iborat.
Tashkiliy struktura samaradorligida juda yaxshi tuzilgan reja, zamonaviy
texnologiya bilan taminlangan bo’lsa ham, lekin ishchilarning mehnat motivatsiyasiz firma xohlaganidek natijaga erisha olmaydi. Mehnat jamoasi azolari busiz o’zlarining majburiyatlarini to’liq bajara olishmaydi. Nima uchun odamlar ishlashadi? Nima uchun biri yaxshi ishlaydi, ikkinchisi yomon? Odamlar yaxshi ishlashlari uchun nima qilish kerak? Ishlashga qanday xohish va ehtiyoj tug’iladi? Bu savollarga javoblarni motivatsiya muammolarini o’rgangandan so’ng olsa bo’ladi.
