|
Avtomatlashtirilgan ofis tizimlari
Tarixan avtomatlashtirish ishlab chiqarishdan boshlangan va
keyinchalik, birinchi navbatda kotiblarning og„ir qo„l mehnatini
avtomatlashtirish
maqsadida,
ofisda
tarqaldi.
Kommunikatsiya
vositalarining rivojlanishi bilan mehnat samaradorligini oshiruvchi ofis
tizimini avtomatlashtirish boshqaruvchilarni va mutaxassislarni ham
qiziqtirib qo„ydi. Ofisni avtomatlashtirish – xodimlar, an‟anaviy
kommunikatsiya tizimini (yig„ilishlar, telefon qo„ng„iroqlari va
buyruqlar) almashtirish emas, balki uni to„ldirish hisoblanadi. Bu
tizimlardan birgalikda foydalanish boshqaruv mehnatini ratsional
avtomatlashtirishni ta‟minlaydi.
Avtomatlashtirilgan ofis tizimi ham korxona ichkarisida, ham tashqi
muhit bilan kompyuter tarmoqlari va boshqa zamonaviy axborot bilan
ishlash va uzatish vositalari yordamida kommunikatsion jarayonlarni
tashkillashtirish va qo„llashdir. Korxonani boshqarishning barcha
darajalari menejerlari uchun juda qulay.
Hozirgi kunga avtomatlashtirilgan ofis tizimlaridan boshqaruvchi,
mutaxassis, kotiba, idora xizmatchilari foydalanmoqdalar. Ayniqsa, bu
qandaydir muammolarni hal qilishda ishtirok etayotgan guruhlar uchun
qulay. U xodimlar va kotibalar mehnatining samaradorligini oshirish va
ortib borayotgan axborot hajmini o„zlashtirish imkonini beradi. Ammo,
bu ustunliklar muammolarni yechishda avtomatlashtirilgan ofisdan
anjomiy vosita sifatida qo„llash bilan taqqoslaganda ikkinchi darajali
hisoblanadi.
Menejer tomonidan qabul qilinayotgan qarorlarning zamonaviy
kommunikatsiyalar yordamida qabul qilinishi korxona iqtisodiy o„sishini
ta‟minlashga qodir.
Kompyuterli va nokompyuterli texnik vositalar uchun bir necha
www.ziyouz.com kutubxonasi
61
o„nlab dasturiy mahsulotlar mavjud bo„lib, ular avtomatlashtirilgan ofis
tizimini ta‟minlaydilar. Bular: matn va jadval protsessorlari, elektron
pochta, elektron kalendar, audio pochta, telekonferensiyalar, videomatn,
tasvirlarni saqlash va boshqaruvning maxsuslashtirilgan faoliyati
(masalan, buyruqlarning bajarilishi ustidan nazorat qilish).
Bulardan tashqari, nokompyuter vositalari ham keng qo„llaniladi:
audio va videokonferensiyalar, faksimil aloqasi, kseroks va boshqa
orgtexnika vositalari.
Har qanday tizimning asosiy tashkil etuvchisi berilganlar bazasi
hisoblanadi. Avtomatlashtirilgan ofisda berilganlar bazasi, amaliy
darajada ma‟lumotlarga ishlov berish texnologiyasidagi kabi, o„zida
korxonaning ishlab chiqarish mavzularini jamlaydi. Ma‟lumotlar bazaga
korxonani o„rab turgan tashqi muhitdan ham kelib tushishi mumkin.
Bunda mutaxassislar ma‟lumotlar muhitida ishlashning asosiy
texnologik amallarini egallagan bo„lishlari lozim.
Masalan, markaziy kompyuterning berilganlar bazasida kundalik
savdo, korxona savdo agentlari tomonidan sotilayotgan mahsulotlar yoki
alohida keltirilgan xom ashyo haqida ma‟lumotlar saqlanadi.
www.ziyouz.com kutubxonasi
62
Har kuni elektron pochta orqali qimmatbaho qog„ozlar narxlari
haqida (mos berilganlar bazasida har kuni tahrirlab turiluvchi
korxonaning aksiyalari ham) ma‟lumotlar kelishi mumkin.
Axborotlar berilganlar bazasidan kompyuter ilovalariga tushadi
(matn protsessori, jadval protsessori, kompyuter konferensiyalari,
elektron pochta va boshqalar). Avtomatlashtirilgan ishchi o„rnining har
qanday kompyuter ilovalari korxona xodimlarining o„zaro va boshqa
korxona xodimlari bilan bog„lanishini ta‟minlaydi. Berilganlar bazasidan
olingan axborotlarni uzatish, saqlash va ko„paytirish uchun
nokompyuterli texnik vositalaridan ham foydalanilishi mumkin.
Elektron kalendar (taqvim) – tashkilot boshqaruvi va boshqa
xodimlarining ish jadvalini saqlash va boshqarish uchun kompyuter
tarmoq variantini qo„llashning yana bir imkoniyatini taqdim etadi.
Menejer (yoki kotib) uchrashuv yoki boshqa tadbirning vaqti va kunini
o„rnatadi, hosil bo„lgan jadvalni ko„radi, klaviatura yordamida
o„zgartirishlar kiritadi. Elektron kalendarning texnik va dasturiy
ta‟minoti elektron pochtaning mos tashkil etuvchilariga to„g„ri keladi.
Bundan tashqari, kalendar dasturiy ta‟minoti ko„pincha elektron pochta
dasturiy ta‟minotining tarkibiy qismi hisoblanadi.
Tizim qo„shimcha ravishda boshqa menejerlar kalendarlariga ham
kirish huquqini olish imkoniyatini beradi. U avtomatik ravishda o„z
jadvallari bilan uchrashuv vaqtini kelishishi mumkin.
Elektron kalendardan foydalanish, ayniqsa, yuqori darajali
boshqaruv
menejerlari
uchun
(ishchi
kuni
jadvali
oldindan
rejalashtirilgan) juda samarali hisoblanadi.
Elektron pochta (e-mail) – Internetning ajralmas qismlaridan biri
bo„lib hisoblanadi. Uning yordamida har qanday ma‟lumotni (xat,
maqola, ish qog„ozlari va boshqalar) jo„natish va olish mumkin.
Elektron pochta pochta jo„natmalarining eng arzon turi hisoblanadi.
Elektron xatlarni yozish va o„qishda tarmoqda bo„lish shart emas.
Internet faqat pochtani jo„natish va olish uchun zarur. Elektron pochta
tarmoqdan tashqari kirish (off-line) xizmati hisoblanadi. Tarmoqda
xatlarni uzatish tezligi juda katta. Tezlikka xatning o„lchami va qabul
qiluvchigacha bo„lgan masofa ta‟sir ko„rsatishi mumkin. Oddiy matnli
xabar manzilga bir necha minut va hattoki, bir necha sekundda yetib
borishi mumkin. Agar xatdan tashqari bir necha rasm ham jo„natilsa,
yetkazib berish vaqti ortadi.
Elektron pochta
kompyuter
axborotini
almashish
tizimini
ifodalaydi. Elektron pochtada nafaqat matnli axborotni, balki dastur
fayllarini, ma‟lumotlarni, rasmlarni, ovoz va videoaxborotlarni ham
www.ziyouz.com kutubxonasi
63
jo„natish mumkin. Barcha ro„yxatdan o„tkazilgan foydalanuvchilar
uchun kommunikatsion serverda elektron quti yuritiladi.
Elektron pochtaning asosiy imkoniyatlari:
odatdagidan tezroq uzatadi;.
xat manzilga yetib borganda yetkazilganlik haqida avtomatik
tasdiq olish mumkin;
xabarlarni tahrirlash, saqlash va to„g„rilash qulay; hech qanday
qog„oz talab qilmaydi va arzon turadi;
xabarni bir vaqtda bir necha manzilga jo„natish imkonini beradi;
bir vaqtda aloqaning ikki tomonida abonyentning bo„lishini talab
qilmaydi.
Do'stlaringiz bilan baham: |
