Arxivlar haqidagi umumiy tushuncha

Sharhning tuzilishi

Sharhlar odatda ikki qismdan iborat bo’ladi: sharhning o’zi va ko’makchi ma’lumotnoma

apparati. Sharhda ma’lumot obyekti bo’lgan hujjatlarning tarkibi va mazmuni bayon etiladi. Sharhda hujjatlarning tarkibi va mazmuni haqidagi axborot annotasiya deb ataladi. Annotasiyalar bir xil shakl yoki mazmundagi hujjatlar guruhiga yoki bo’lmasa alohida hujjatlarga tuzilishi mumkin.

Muammoli savol: Sharhlar tuzishning asosiy qoidalari nimalardan iborat?

Sharh quyidagi asosiy tarh (sxema) lar asosida tuziladi: tarkibiy, tarqoq (funksional), mavzuiy, xronologik, nominal. Tarkibiy va nominal tarhlar fondlar sharhini tuzishda ham, mavzuiy sharhlar tuzishda ham qo’llanadi.

Shaxsiy fondlarga sharh yozishda esa mutlaqo boshqa yo’ldan boriladi. Mazkur fondlarda shakl va mazmun jihatidan xilma-xil hujjatlar saqlanishi sababli ularni sharhlashda yagona tarhni qo’llashning iloji yo’q. Bunday sharhlarni tuzishda odatda shaxsiy fondlar hujjatlarini bir tizimga solishning namunaviy tarhidan fodalaniladi (biografik ma’lumotlar, xizmat va jamoat faoliyati, tasviriy materiallar, qarindoshlari haqidagi materiallar va hokazo.).
Ayrim arxivlarda mavzuiy sharhlar tuzishda fond tarhi (sxemasi) qo’llanilmoqda, ya’ni har bir fondning ma’lum bir mavzuga oid materiallariga alohida sharh beriladi. Ammo bunday tarhdan foydalanish maqsadga muvofiq emas, chunki bu xol bir xildagi ma’lumotlarning ko’p marotaba takrorlanishiga olib keladi.
Sharhlarda hujjatlarning tahlili chuqur va aniq bo’lishi, fond yoki mavzu bo’yicha aniq, ixcham ma’lumotlar berilishi kerak. Sharh tuzish chog’ida hujjatlarga annotasiya yozish bilan birga ularning manbashunoslik tahlili ham berilishi zarur.

Tayanch iboralar