Aicpa org 5 Tips to Making Your Writing More Exciting

---

AICPA.org

5 Tips to Making Your Writing More

Exciting

What makes good writing?

Accuracy. Clarity. Brevity.

Perhaps you enjoy writing or

perhaps you find it sort of painful.

Regardless, all of us have to

write something on a daily basis,

whether it’s an email, proposal,

presentation, article, and just

about anything else.

However, the focus shouldn’t be

on whether you want to write; it

should be on your message. If you

want your message to resonate,

you’ll want to find ways to make

your writing more appealing, interesting, and informative. T he best way to do this is to pay attention to

your word choice.

Here are 5 practical tips you can apply right away.

1.Choose active voice and vivid verbs. Passive voice, or leaving the subject out of the sentence,

makes it look like you are trying to avoid responsibility. For example, instead of “the ball was thrown,”

write “he threw the ball.” Whenever possible, avoid the “to be” verb (is, are, am, was, were). Instead of

saying “he was running the meeting with an iron fist,” say “he ran the meeting with an iron fist.” Instead

of “Bill is a great employee,” try “Bill works exceptionally well on a team.”

2.Choose precise words. All writing is made up of words. Doh! you may say, of course it is. To keep your

writing short and to the point, use specific words. For example, rather than “several people,” use “three

people.” Did you notice the title of this article? Instead of just saying “T ips to Make Your Writing More

Exciting,” we’ve said, “5 T ips ….” Using numbers draws attention and gives the reader a “specific” path

to follow.

3.Choose concise phrasing. Instead of “don't have the resources,” use “lack the resources.”  Change

“in view of the fact that” to “because.” Rather than “at the conclusion of the meeting,” write “following

the meeting.” Shorter phrases make your writing easier to read and more interesting; longer phrases,

while technically accurate, muddy up your writing.

4.Choose simple words. Trying to impress people with big words and complex sentences leads to

ineffective writing.  Avoid words like “utilize” rather than “use,” “ascertain” rather than “find out.”

Exciting writing is focused and simple.

5.Choose appropriate words. If you write a technical piece for a publication, client, or colleague, you

may choose to use jargon, acronyms, and industry-speak the intended audience naturally

understands. When writing a note to a roommate or friend, you may choose to use slang or ultra-

casual language. Either way, the reader needs to intuitively understand your point without asking

questions or using Wikipedia to figure out what you’re trying to say.

---

Association of International Certified Professional Accountants. All rights reserved.

 Terms & Conditions (/privacyandterms/website-terms-

conditions.html)

 Privacy

(/privacyandterms/privacy.html)

 Site Map

(/content/aicpa/sitemap.xml)

T he best way to improve your writing, whether you like to write or not, is to pay attention! While that

may sound overly simple, it’s true. Spend time reading and reviewing your work, even if it’s a simple

email. Make sure you’ve used clear and concise words, and that you’ve stopped writing when you’ve

made your point.

Word choice can showcase your knowledge and education … or make you look juvenile and amateur. As

Mark Twain said: The difference between the right word and the almost right word is the difference between

lightning and a lightning bug.

Better writing equals better communication. Good luck!