Acca financial Accounting (FA) Study Text ac ca (FA)


  Sales and purchases day books



Download 25,25 Mb.
Pdf ko'rish
bet98/467
Sana24.01.2022
Hajmi25,25 Mb.
#407310
1   ...   94   95   96   97   98   99   100   101   ...   467
Bog'liq
F3333333



Sales and purchases day books 

Sales day book  

The sales book summarises the daily sales made on credit terms (i.e. the goods 

are sold and payment is collected at a later date). Cash sales are recorded in 

the cash book. 



Date

Invoice 

Customer 

Ledger 

Ref 

4.1.X



8

1

Jake



RL3

4,500


4.1.X

8

2



Bella

RL18


3,000

4.1.X


8

3

Fizz



RL6

2,200


4.1.X

8

4



Milo

RL1


10,000

4.1.X


8

5

Max



RL12

500


–––––––

Total for 4.1.X

8

 

20,200 



The total sales for the day of $20,200 will be entered into the accounting 

ledgers in double entry format. 




Chapter 3 

KAPLAN PUBLISHING



43 

Purchases day book 

The purchase day book summarises the daily purchases made on credit terms 

(i.e. the goods are purchased and payment is made at a later date). Cash 

purchases are recorded in the cash book. 



Date

Invoice 

Supplier 

Ledger 

Ref

4.1.X



8

34

Harry



PL2

2,700


4.1.X

8

11



Ron

PL37


145

4.1.X


8

5609


Hermione 

PL12


4,675

4.1.X


8

2

Neville



PL9

750


4.1.X

8

577



Draco

PL1


345

–––––––


Total for 4.1.X

8

 



8,615 

The total purchases for the day of $8,615 will be entered into the accounting 

ledgers in double entry format. 

Sales and purchase returns day books 

Format of the sales returns day book 

Date

Invoice 

Customer 

Ledger 

Ref 

4.1.X



8

 1 


Max 

RL12 


50 

4.1.X


8

 2 


Ernie  RL2 

450 


4.1.X

8

 3 



Pat 

RL20 


390 

4.1.X


8

 4 


Sam 

RL27 


670 

4.1.X


8

 5 


Milo 

RL1 


2,300 

––––––


3,860 

Total for 4.1.X

8

 

Format of the purchases returns day book 



Date

Invoice 

Supplier 

Ledger 

Ref 

4.1.X



8

 112 


Harry  PL3 

600 


4.1.X

8

 56 



Cho 

PL16 


75 

4.1.X


8

 7 


Fleur  PL2 

800 


4.1.X

8

 890 



Neville  PL1 

50 


4.1.X

8

 12 



Draco  PL12 

100 


––––––

Total for 4.1.X

8

 

1,625 




Double entry bookkeeping 

44

 

KAPLAN PUBLISHING



 

Illustration 1 

 Mr 


Kipper

­

Ling runs a business providing equipment for bakeries. He 



always makes a note of sales and purchases on credit and associated 

returns, but he is not sure how the transactions should be recorded for 

the purposes of his accounts. 

1 August 

Mrs Bakewell purchases cake tins at a cost of $500. 

1 August 

Mr Kipper

­

Ling purchases equipment at a cost of $2,000 



from wholesalers TinPot Ltd. 

2 August 

Mr Kipper

­

Ling returns goods costing $150 to another 



supplier, I Cook. 

3 August 

Jack Flap buys equipment which cost $1,200. 

3 August 

Mrs Bakewell returns $100 of the goods supplied to her. 

4 August 

Victoria Sand

­

Witch buys a new oven for $4,000. 



5 August 

Mr Kipper

­

Ling purchases baking trays for $500 from 



regular supplier TinTin Ltd. 

8 August 

Mr Kipper

­

Ling purchases ovens costing $10,000 from 



Hot Stuff Ltd. 

8 August 

Mr Kipper

­

Ling returns equipment costing $300 to 



TinPot Ltd. 

9 August 

Pavel Ova purchases goods costing $2,200. 

11 August 

Mrs Bakewell buys some oven

­

proof dishes costing 



$600. 

Write up the following credit transactions arising in the first two 

weeks of August 20X6 into the relevant day books. 

The key to this activity is to work methodically. You should deal with on 

transaction at a time in date or sequential order. 



Chapter 3 

KAPLAN PUBLISHING



45 

Solution to Illustration 1 

Sales day book 

Sales returns day book

 

Aug Customer 



$  Aug Customer 

1 Mrs 



Bakewell 

500 


Jack Flap 

1,200  3 

Mrs Bakewell 

100 

4 Victoria 



Sand

­

Witch 4,000 



9 Pavel 

Ova 


2,200 

11 Mrs 


Bakewell 

600 


–––– 

–––– 


8,500 

100 


Purchases day book 

Purchases returns day book

 

Aug Supplier 



Aug  Supplier 



TinPot Ltd 



 2,000  2 

I Cook 


150 

TinTin Ltd 



500  8 

TinPot Ltd 

300 

8 Hot 


Stuff 

Ltd 


10,000 

––––– 


–––– 

12,500 


450 



The cash book 

All transactions involving cash at bank are recorded in the cash book.



Many businesses have two distinct cash books – a



 cash payments book

and a 


cash receipts book

.



A note of cash discounts received is also recorded in the cash book. This

is to facilitate the recording of discounts in both the general and accounts

payable ledgers.

It is common for businesses to use a columnar format cash book in order



to analyse types of cash payment and receipt.

Note that accounting for discounts is considered in more detail in chapter 5 

'Returns, discounts and sales tax'. 



Double entry bookkeeping 

46

 

KAPLAN PUBLISHING



 

Illustration 2 – The cash book 

The cash payments book 

The following is the cash payments book of a small print business. 



Date Detail Bank  Discount Payables  Rent 

$

$



 

$

$



18.7.X6

 

Mr A



 

1,400


100 

1,400


18.7.X6

 

Office



 

3,000  


3,000 

18.7.X6


 

Mr B


 

210  


210 

18.7.X6


 

Mr C


 

1,600


80 

1,600


18.7.X6

 

Shop



 

400  


400 

–––––– 


–––––– 

–––––– 


––––––

6,610 


180 

3,210 


3,400

What are the accounting entries arising from the totals in the cash 

book at the end of the day, assuming that control accounts are 

kept? 

Solution to Illustration 2 

The cash transactions are recorded in total as follows: 

Dr Payables ledger control account $3,210 

Dr Rent expense $3,400 

Cr Bank $6,610 

The discount received is recorded as follows: 

Dr Payables ledger control account $180 

Cr Discounts received $180 

Entries must also be made to Mr A, Mr B and Mr C’s individual accounts 

in the accounts payable ledger in order to reflect the payments made and 

discounts received. 



Chapter 3 

KAPLAN PUBLISHING



47 

Test your understanding 1 

The following is the cash receipts book of the SM Art Gallery. 



Date Detail 

Bank 

receipts 

Receivables Bank 

interest 

$

$



$

18.7.X6 C 

Monet 

10,000 


10,000 

18.7.X6  Interest Acc # 1 

20 

20 


18.7.X6  V V Gogh 

25,000 


25,000 

18.7.X6  Interest Acc # 2 

100 

100 


18.7.X6 P 

Picasso 


13,700 

13,700 


–––––– 

–––––– 


––––––

48,820 


48,700

120


What are the accounting entries arising from the totals in the cash 

book at the end of the day, assuming that individual accounts for 

each customer and supplier are maintained? 

Petty cash  

Controls over petty cash 

The following controls and security over petty cash should be found in a 

business: 

The petty cash must be kept in a petty cash box.



The petty cash box must be secured in a safe.

The person responsible for petty cash must be reliable and know



what he/she is doing.

All petty cash must be supported by invoices.



Petty cash vouchers must be signed by the claimant and the person

responsible for running the petty cash.

Regular spot checks must be carried out to ensure that the petty



cash is accurate.


 

Double entry bookkeeping 

48

 

KAPLAN PUBLISHING



 

 

Petty cash book 

In this book the business will record small cash transactions. The cash 

receipts will be recorded together with the payments which will be 

analysed in the same way as a cash book. An imprest system will be 

adopted for the petty cash book. An amount is withdrawn from the bank 

account which is referred as a ‘petty cash float’. This ‘float’ will be used to 

pay for the various sundry expenses. The petty cash book cashier will 

record any payments. 

Any expenditure must be evidenced by an expense receipt and the petty 

cashier will attach a petty cash voucher to each expense. 

At any point in time the cash together with the expense vouchers should 

agree to the total float. At the end of the period the petty cash float is 

‘topped up’ by withdrawing an amount from the bank totalling the petty 

cash payment made during the period. 


Download 25,25 Mb.

Do'stlaringiz bilan baham:
1   ...   94   95   96   97   98   99   100   101   ...   467




Ma'lumotlar bazasi mualliflik huquqi bilan himoyalangan ©hozir.org 2024
ma'muriyatiga murojaat qiling

kiriting | ro'yxatdan o'tish
    Bosh sahifa
юртда тантана
Боғда битган
Бугун юртда
Эшитганлар жилманглар
Эшитмадим деманглар
битган бодомлар
Yangiariq tumani
qitish marakazi
Raqamli texnologiyalar
ilishida muhokamadan
tasdiqqa tavsiya
tavsiya etilgan
iqtisodiyot kafedrasi
steiermarkischen landesregierung
asarlaringizni yuboring
o'zingizning asarlaringizni
Iltimos faqat
faqat o'zingizning
steierm rkischen
landesregierung fachabteilung
rkischen landesregierung
hamshira loyihasi
loyihasi mavsum
faolyatining oqibatlari
asosiy adabiyotlar
fakulteti ahborot
ahborot havfsizligi
havfsizligi kafedrasi
fanidan bo’yicha
fakulteti iqtisodiyot
boshqaruv fakulteti
chiqarishda boshqaruv
ishlab chiqarishda
iqtisodiyot fakultet
multiservis tarmoqlari
fanidan asosiy
Uzbek fanidan
mavzulari potok
asosidagi multiservis
'aliyyil a'ziym
billahil 'aliyyil
illaa billahil
quvvata illaa
falah' deganida
Kompyuter savodxonligi
bo’yicha mustaqil
'alal falah'
Hayya 'alal
'alas soloh
Hayya 'alas
mavsum boyicha


yuklab olish