5. Yozuvlarni kiritish va tahrirlash

6.2 Elektron jadvallarni import qilish va qo‘shish

Elektron jadvallar, loyihalarni (proektlarni) boshqarish va boshqa ilovalar yordamida hosil qilingan fayllar ham maxsus ko‘rinishdagi jadvallar hisoblanadi. Shunday fayllarni Access ma’lumotlar bazasiga import qilish imkoniyatini Access ga qo‘shish tabiiy hol bo‘lar edi. Bunday imkoniyat Access da bor. Access quyidagi formatlar bilan ishlay oladi:

• 
  (XLS) Excel 2.x, 3.0, 4.0, 5.0, 7.0 (Excel 95), 8.0 (Excel 97), 9.0 (Excel 2000), 10.0 (Excel 2002) ishchi varaq fayllari;
  
• 
  WKS, WK1, WK2, WRK3, WRK4 formatidagi Lotus 1-2-3 elektron jadvallar.
  

Bu formatlar yetarlidir. Chunki elektron jadvallar bilan ishlashga mo‘ljallangan barcha ilovalar ma’lumotlarni shu formatlardan biriga eksport qilish imkoniyatiga ega.
Access Excel ning ishchi varag‘idan import qilib ma’lumotlar bazasining jadvallarini yaratish imkoniyatini beradi. Bu holda to‘liq ishchi varaqni yoki shu varaqning nomlangan yacheykalar diapozonini import qilish mumkin. Undan tashqari import qilish jarayonida Access ning yangi jadvallarini hosil qilish mumkin. Bu jadvallar barcha import qilingan ma’lumotlardan tashkil topishi yoki Access ning mavjud jadvallariga qo‘shilishi mumkin. Ma’lumotlarni mavjud jadvallarga qo‘shishda Excel ishchi varag‘i ustunlarining nomlari (kamida import qilinishi zarur bo‘lgan ustunlarning nomlari) bu jadvalning maydoni nomlari bilan ustma-ust tushishi hart.
Kitobning alohida ishchi varag‘ini import qilish Microsoft Excel 5.0 va undan yuqorilarida mumkin. Boshqa bir nechta varaqlardan tashkil topgan elektron jadval fayllarining faqat bitta ishchi varag‘ini import qilish zarurati tug‘ilganda avvalo har bir varaq alohida faylarda saqlanadi.
Import qilish xatosiz amalga oshishi uchun import qilinadigan varaqdagi ma’lumotlar mos ravishda tashkil qilingan bo‘lishi kerak. Rasmda ma’lumotlar bazasiga import qilish uchun ko‘proq to‘g‘ri keladigan ma’lumotlarni Excel ishchi varag‘ida saqlash formati ko‘rsatilgan. Shunga etibor berish kerakki, barcha maydonlarning nomlari jadvalning birinchi qatorida joylashgan, boshqa qatorlar ma’lumotlardan tashkil topadi. Bir ustunning barcha yacheykalardagi ma’lumotlar turlari bir xil bo‘lishi kerak, barcha qatorlarda aynan bir hil maydonlar ishlatilishi zarur. Bu ko‘rinishda ishchi stoldagi jadval Access jadvaliga maksimal mos keladi va import qilish jarayonini soddalashtirish imkonini beradi.