|
Электрон офис. Идора (офис)нинг асосий фаолияти дрор кабул килиш максадида ахборотни кейта ишлашдир. Турли даражадаги идораларда ташкилот сиёсати шаклланади ва шу ердан рахбарият кундалик операцияларни амалга оширади. Идорада булинмалардан, ташк;и оламдан ахборот йигилади, йигилишлар, учрашувлар ўтказилади, карорлар кабул килинади. Чунки идора бошкарув ишини ташкил этиш шакли булиб, унинг ишини такомиллаштириш бошкарув аппарати ишининг самарадорлигини ошириш шартларидан биридир.
«Электрон офис» концепциясининг хаддан ташкари самарали эканлиги маълум булди. Чунки у бошкарув штатини кискартириш, муассаса булинмалари орасидаги коммуникацияни яхшилаш, бошкарув тезлигини ошириш имконини беради.
«Электрон офис» идора фаолиятида ахборот технологиясининг турли воситаларини ифодаллаш жойи саналади. Замонавий ахборот технологиялари идораларга ахборотни сакдаш, узатиш ва кзйта ишлашнинг янги тамойилларига асосланган куйидаги воситаларини таклиф этади: зарур дастурий таъминотли шахсий компьютер; юкори сифатли чоп этадиган принтер; нусха купайтирувчи техника; хотирали телефон; телеконференция ўтказиш учун аппаратура, маълумотларнинг ташк;и базаси.
Электрон офис бошкврув мехнатини автоматлаштириш ва бошкарувчиларни ахборот билан яхширок таъминлаш имконини беради.
Электрон(автоматлаштирилган) офис факат ходимлар уртасида ички алокага кумаклашгани учунгина эмас, ташки мухит билан коммуникация воситаларини такдим эттани учун хам эътиборга лойик.
Автоматлаштирилган офиснинг ахборот технологияси — компьютер тармокдари базасида ташки мухит ва ташкилот ичида коммуникация жараёнларини ташкил этиш хамда куллаб-кувватлашдир.
Автоматлаштирилган офис технологияларицан бошкарувчилар, мутахассислар, техник ходимлар фойдаланади, у айникса муаммоларни гурух булиб хал этиш учун кулай.
Электрон офиснинг асосий таркибий кисмлари 1.22- расмда келтирилган.
Маълумотлар базаси. Автоматлаштирилган офисдаги маълумотлар базалари ташкилотнинг ишлаб чикариш тизими, шунингдек ташки мухит хакидаги маълумотларни жамлайди.
Маълумотлар базаларидан ахборот матнли процессор, жадвал процессори, электрон почта, компьютер конференцияси каби компьютер иловаларининг киришига келиб тушади. Хар кандай автоматлаштирилган офиснинг компьютер иловаси ташкилот ходимларининг бир-бири билан алокдсини таъминлайди.
Маълумотлар базаларидан ахборот олишда узатиш, нусхалаш, саклаш учун нокомпьютер техник воситалардан фойдаланиш мумкин.
Бошкарув кадрларининг асосий иш фаолияти матнларни кайта ишлаш, саклаш ва хужжатларни беришдан иборат. Электрон офиснинг асосий таркибий кисмини мати мухаррирлари, электрон жадваллар, маълумотлар базаларининг бошкариш тизимлари каби дастурий воситалар ташкил этади.
Электрон офисда деярли хар кандай турдаги — программа, диаграмма, схема, жадвал ва хоказо тасвирни олиш имконини берувчи машина графикасидан фойдаланилади. Электрон офис амалиётида шунингдек, муассаса фаолиятини назорат килувчи ва мувофиклаштирувчи воситалардан хам фойдаланилади. Улар ёрдамида барча бошкарув фаолияти бажариладиган ишнинг хусусиятларини тавсифловчи жараёнлар мажмуи сифатида акс этади. Айни пайтда хар кандай алохида ходимнинг фаолиятигина эмас, бошка ходимлар билан ахборот ва субординация алокалари куриб чикилади. Шаклланган схемага мувофик курсатилган муддатларда бевосита ижрочилар учун керакли вазифалар автоматик равишда яратилади. Дастурлар пакетларининг куйидаги функционал гурухларидан фойдаланилади:
• матнларни кайта ишлаш;
• жадвалларни яратиш ва кайта ишлаш;
• маълумотлар базаларини бошклриш;
• график ахборотни кайта ишлаш;
• электрон ёзув дафтари.
Дастурларнинг бундай пакетлари купинча ихтисослаштирилган деб юритилади, чунки улар санаб утилган функциялардан бируни бажариш учун мулжалланган. Ихтисослаштирилган дастур пакетларидан биридан (масалан, OFFICE 95) тез-тез фойдаланишнинг кулайлиги дастурнинг интеграллашган дастур пакетларини ишлаб чик;ишнинг максадга мувофиклигини шарт к;илиб кади. Шуни хисобга олиш лозимки, битта жой булган холларда, фаолиятнинг катьий белгиланган тури (масалан, матнларни кайта ишлаш) купрок унинг учун мулжалланган булади. Шундай килиб фойдаланувчи нинг вазифаси факат дастур пакетини аник бир холатлар учун тугри танлаш саналади.
Купгина шахсей компьютерлар учун интеграллаштирилган ва ихтисослаштирилган дастур пакетлари турли функцияларга «меню» (имкониятлар руйхатлари ва танлаш параметрлари) оркали киришни таъминлайди.
Бу инсон ва компьютер уртасидаги мулокотни енгиллаштирувчи энг кенг таркллган усул. Меню янги, янада аникрок функциялар ва улчамларга кириш имконини берувчи икки ёки ундан ортик даражаларга эга иерархик холда тузилади. Фойдаланувчи хар кандай холатда пакетнинг барча функциясига мурожаат килиши мумкин. Бу ягона тилда, саволлар ва жавоблардан иборат тизим ёрдамида амалга оширилади. Мулокот хабарни экранга чикариш ва клавиатурадаги тегишли клавишни босиб бир ёки иккита рамзни киритиш оркали бажарилади. Шундай килиб дастурлаштириш ва компьтер техникаси сохасида мугахассис булмаган фойдаланувчи ШКга кириш имконига эга булади.
Муассаса фаолиятида у ёки бу хужжатларнинг шаклланишигина эмас, ташкилотичи маълумотлар окимининг таксимланиши хам катта ахамиятга эга. Муассаса мехнатини автоматлаштириш тизимининг ривожланиши электрон почта, телеконференция, видеотека каби турли электрон алоиз воситаларининг пайдо булишига олиб келди.
Do'stlaringiz bilan baham: |
