2. Ma'lumotnomani tuzish va bajarish axborot hujjatlari Tashkilotlarning umumiy hujjat turlariining nomlarii

Ma'lumotnomani tuzish va bajarish

axborot hujjatlari

Bayonnoma - yig'ilishlarda, sessiyalarda, yig'ilishlarda, konferentsiyalarda, ish uchrashuvlarida muhokama qilingan masalalar va qarorlar qabul qilinganligi qayd etilgan hujjat.
Protokol kollegial organ yoki xodimlar guruhi tomonidan birgalikda qarorlar qabul qilish faoliyatini aks ettiradi. Yilda yaratilgan uchrashuv bayonnomasidan boshqaruv faoliyati tashkilotlar, tergov, ayrim ma'muriy organlar va xavfsizlik organlarining bayonnomalarini farqlash kerak. jamoat tartibi(masalan, sanitar inspektorning bayonnomasi, yo'l-transport hodisasi bayonnomasi va boshqalar), shuningdek shartnomaviy turdagi bayonnomalar - kelishmovchiliklar bayonnomalari, kelishmovchiliklarni yarashtirish bayonnomalari, narxlarni kelishish bayonnomalari va boshqalar.
Doimiy va vaqtinchalik kollegial organlarning yig'ilishlari (federal ijroiya organlarining kengashlari, mehnat jamoalari yig'ilishlari, aktsiyadorlar yig'ilishlari, direktorlar kengashlari yig'ilishlari va boshqalar) majburiy qayd etilishi kerak.
Bayonnomalar majlislar bayonnomalarining loyihalari, majlis stenogrammalari yoki ovozli yozuvlar, shuningdek majlis uchun tayyorlangan materiallar (ma’ruzalar matnlari, nutqlar, ma’lumotnomalar, qarorlar loyihalari, kun tartibi, taklif etilganlar ro‘yxati va boshqalar) asosida tuziladi. ). Agar majlis ko‘chirilgan bo‘lsa, yig‘ilish o‘tkazilgandan so‘ng stenogramma ko‘chiriladi, tuziladi va bayonnomaga ilova qilinadi (bu holda bayonnomaning qisqacha shaklini yuritishga joizdir). Agar majlisning borishi lentaga yozib olingan bo‘lsa, bayonnoma tayyorlanib, rasmiylashtirilgach, ovoz yozuvi Davlat arxivlarining kino-foto xujjatlari bilan ishlashning asosiy qoidalariga (M., 1980) muvofiq saqlanadi.
Bayonnomani tayyorlash uchun mas'uliyat kollegial organning kotibi (mas'ul kotibi) yoki rahbar kotibi zimmasiga yuklanadi. Kotib bayonnomadagi yozuvlarning to‘g‘riligi uchun javobgardir.
Protokollarning ikki turi mavjud: to'liq va qisqa. To'liq bayonnomada yig'ilishdagi barcha nutqlarning yozuvi, qisqasi - faqat so'zga chiqqanlarning ismlari va nutq mavzusi haqida qisqacha eslatma mavjud. Yig'ilishda bayonnomaning qaysi shaklini yuritish to'g'risida qaror kollegial organ rahbari yoki tashkilot rahbari tomonidan qabul qilinadi.
Bayonnoma tashkilotning umumiy blankida hujjat turining nomi ko'rsatilgan - "PROTOKOL" yoki bayonnomaning maxsus blankida tuziladi. Protokolning majburiy rekvizitlari quyidagilardir: tashkilot nomi, hujjat turining nomi, bayonnomaning sanasi va raqami, matnga sarlavha, imzolar.
Bayonnomaning sarlavhasida kollegial organ yoki yig'ilish nomi ko'rsatiladi, sarlavha grammatik jihatdan hujjat turi nomiga mos keladi, masalan: Aksiyadorlar umumiy yig'ilishining bayonnomasi; Kengash majlisi bayonnomasi.
Protokol matni ikki qismdan iborat: kirish va asosiy. Kirish qismi bayonnomaning to'liq va qisqa shakllarida bir xilda tuziladi. Unda quyidagilar ko'rsatilgan: yig'ilish raisi va kotibining familiyalari, yig'ilish qatnashchilari va taklif etilgan shaxslarning familiyalari yoki umumiy soni (agar ishtirokchilar ko'p bo'lsa, ularning soni yoniga belgi qo'yiladi - "Ishtirokchilar ro'yxati ilova qilinadi. ”), kun tartibi.
Ishtirok etganlarning ism-shariflari bayonnomaga, agar ular 15 dan ortiq bo‘lmasa, ish joyi va lavozimi ko‘rsatilgan holda alifbo tartibida, agar ko‘p bo‘lsa, alohida ro‘yxat tuziladi. Doimiy majlislar va komissiyalar bayonnomalarida hozir bo‘lganlarning lavozimlari ko‘rsatilmaydi.
Kirish qismi kun tartibi bilan yakunlanadi. Kun tartibidagi masalalar murakkablik darajasi, ahamiyati va muhokama qilish tartibiga ko‘ra tartibga solinadi. Savollar nominativ holatda "haqida", "haqida" predloglarisiz tuzilgan. Savol bilan bir qatorda ma'ruzachining ismi, uning lavozimi ko'rsatilgan holda ko'rsatiladi.
Kun tartibidagi har bir masala bo‘yicha bayonnoma matnining asosiy qismi quyidagi sxema bo‘yicha quriladi: TINGLANGAN ... GAPIRIB ... QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN) ...
Qisqa bayonnomalarda “Eshitildi” bo‘limida ma’ruzachi (ma’ruzachi)ning ismi-sharifi va nutqining mavzusi ko‘rsatiladi. Bayonnomaning to'liq shaklida: ma'ruzachining familiyasi va bosh harflari, uning ma'ruzasi (xabar, ma'lumot, ma'ruza) mazmuni ko'rsatiladi. Agar ma'ruza matni ma'ruzachi tomonidan yozma ravishda taqdim etilgan bo'lsa, nutq mavzusini qavs ichida ko'rsatgandan so'ng, eslatma qo'yishga ruxsat beriladi: (Ma'ruza matni ilova qilinadi).
“SO‘Z KO‘RGANLAR” bo‘limida qisqa bayonnomalarda faqat muhokamada so‘zga chiqqan shaxslarning ism-shariflari, masala yuzasidan muhokamalar va qabul qilingan qarorlar ko‘rsatiladi, ularning chiqishlari, shu jumladan ma’ruzachiga savollar ham to‘liq bayonnomalarda qayd etiladi. Agar kerak bo'lsa, ma'ruzachi nomidan keyin uning pozitsiyasi ko'rsatiladi.
“QAROR ETILGAN (QAROR ETILGAN)” bo‘limida qaror qayd etiladi. Qaror ikki tomonlama talqin bo'lmasligi uchun qisqa, aniq, ixcham tarzda tuzilgan. Qaror bilan bir qatorda “ma’qul”, “qarshi”, “betaraf” deb berilgan ovozlar soni, shuningdek ovoz berishda qatnashmagan shaxslar ro‘yxati ko‘rsatiladi.
Operativ qismni paragraflarga bo'lish mumkin.
Yig‘ilish yoki yig‘ilish ishtirokchisi qabul qilingan qaror yuzasidan alohida fikr bildirishi mumkin; alohida varaqda bayon qilinadi va bayonnomaga ilova qilinadi. Maxsus fikrning mazmuni tegishli qaror qayd etilgandan keyin bayonnoma bilan rasmiylashtiriladi.
Yig‘ilish bayonnomasi raislik qiluvchi va kotib (mas’ul kotibiyat) tomonidan imzolanadi. Ayniqsa muhim holatlarda ma'ruzachi protokolni tasdiqlashi kerak, viza hujjatning chap chetiga, nutqni yozib olish darajasida yopishtiriladi.
Jurnal sanasi jurnalga kiritilgan voqea sanasidir. Agar u bir necha kun davom etsa, unda chiziqcha orqali yig'ilish, yig'ilish, konferentsiyaning boshlanish va tugash sanalari ko'rsatiladi.
Memorandum - ma'lum yoki yuqori tashkilot rahbari nomiga yoziladigan, tuzuvchining xulosalari va takliflari bilan har qanday muammoning batafsil bayonini o'z ichiga olgan hujjat.
Odatda, memorandum rahbariyatga sodir bo'lgan voqealar, faktlar, hodisalar, mavjud vaziyat, qoida tariqasida, qaror qabul qilishni talab qiladi. Memorandum tashqi yoki ichki bo'lishi mumkin. Tashqi memorandum yuqori tashkilot rahbariga, ichki - bo'linma yoki tashkilot rahbariga taqdim etiladi. Ichki memorandumlar xodimning tashabbusi bilan yoki uning bevosita rahbarining ko'rsatmasi bilan tuziladi va tashkilotning samaradorligini oshirishga qaratilgan.
Tashqi memorandumlar tashkilotning umumiy blankida, ichki - standart qog'oz varag'ida tuziladi. Memorandumning majburiy rekvizitlari quyidagilardir: tashkilotning nomi (ichki uchun - tarkibiy bo'linmaning nomi), hujjat turining nomi, sanasi va raqami, tuzilgan joyi (tashqi memorandum uchun), matn nomi. , imzo.
Memorandum matni ikki yoki uch semantik qismdan iborat. Birinchi qismda fakt va hodisalar, uning yozilishiga sabab bo‘lgan sabablar bayon etilgan. Ikkinchi qismda - mavjud vaziyat tahlili, mumkin bo'lgan variantlar hodisalarning rivojlanishi yoki mavjud vaziyatdan chiqish yo'li, uchinchi qismda - tuzuvchining fikriga ko'ra, boshqaruvchi taqdim etilgan faktlar bilan bog'liq holda qabul qilishi kerak bo'lgan aniq harakatlar bo'yicha xulosalar va takliflar. Ikkinchi, tahliliy qism bo'lmasligi mumkin, bu holda memorandum matni faqat kirish va yakuniy qismlardan iborat.
Ichki memorandum, agar u bo'linma boshlig'iga topshirilgan bo'lsa, tuzuvchi tomonidan, agar tashkilot rahbariga taqdim etilgan bo'lsa, bo'lim boshlig'i tomonidan imzolanadi. Tashqi memorandum tashkilot rahbari tomonidan imzolanadi.

Adabiyotlar:

1.